Pourquoi utiliser des scellés de sécurité ?
Les scellés de sécurité sont utilisés pour apporter une preuve d’intégrité dès le départ d’un envoi ou d’une opération sensible.
De nombreux types et qualités de scellés de sécurité existent, mais leur efficacité dépend toujours de la manière dont ils sont intégrés aux procédures internes.
Ils n’ont de valeur que s’ils font partie d’un système organisé : application rigoureuse, enregistrement, contrôle, vérification.
Ce document a pour objectif d’aider les utilisateurs à mettre en place des procédures fiables permettant d’utiliser les scellés de sécurité pour réduire les risques de fraude et de vol.
Pour commander des scellés de sécurité :
La commande des scellés doit être réalisée par une personne responsable désignée par l’entreprise.
Toutes les demandes doivent provenir d’un service centralisé afin d’éviter toute acquisition non contrôlée.
Les fabricants doivent expédier les scellés directement vers un service spécifique de l’entreprise.
Les scellés doivent comporter un marquage laser avec un numéro de série unique propre à l’entreprise utilisatrice.
L’usage d’un code couleur par établissement est une méthode efficace pour identifier les centres ou terminaux de distribution.
Stockage des scellés de sécurité :
Les scellés doivent être stockés dans une zone sécurisée et accessible uniquement au personnel autorisé.
Cette précaution limite le risque d’utilisation frauduleuse.
Un registre d’entrée et de sortie des scellés doit être tenu à jour.
Livre d’enregistrement des scellés en partance
Un registre distinct doit être maintenu pour les scellés en partance et un autre pour les scellés à l’entrée.
Le livre d’enregistrement en partance doit contenir :
La date et l’heure de la pose.
Le numéro du camion ou du conteneur.
La destination de l’envoi.
Le nom de l’employé ayant posé le scellé.
L’identité du conducteur.
Lorsque le conducteur n’est pas salarié du transporteur, la pose doit être supervisée par un représentant du transporteur.
Le conducteur reporte le numéro du scellé sur le bon d’expédition et le représentant signe le document de transport.
Mise en place du scellé :
Tous les scellés doivent être posés selon les instructions du fabricant, sous le contrôle d’un employé responsable.
Le scellé choisi doit être adapté au type de transport, à la valeur des marchandises, à la destination et aux risques identifiés.
Procédure de pose :
Sceller tous les ouvrants du camion ou du conteneur.
Insérer la tige à travers le loquet de fermeture.
Vérifier le verrouillage en s’assurant du « clic » de fermeture.
Contrôler la mise en place en tirant légèrement sur la tige pour confirmer qu’elle est bien engagée dans le mécanisme.
Procédures d’entrée :
A. Tous les chauffeurs doivent présenter leurs documents à la sécurité.
B. Le gardien vérifie les documents et les informations fournies.
C. Le gardien enregistre :
– Le numéro du camion, le permis de conduire et l’assurance.
– Le numéro de la remorque ou du conteneur.
– Le numéro, le code-barres ou la couleur du scellé.
– L’identité du conducteur (numéro de permis).
– La date et l’heure d’entrée.
D. Pour éviter les manipulations sur les envois de faible valeur ou irréguliers, ceux-ci doivent être scellés avec des scellés de haute sécurité adaptés.
E. L’inventaire des scellés présentant des marquages différents doit être réalisé régulièrement pour les envois aléatoires.
F. Les contrôles d’envois aléatoires doivent toujours être effectués ou surveillés par un responsable sécurité.