Avis de confidentialité pour les candidats à un emploi ou stage

INTRODUCTION

Le présent avis de confidentialité est fourni par Mega Fortris France, société par actions simplifiéeayant son siège social au 156K, rue des Famards, 59273 Fretin, France, et immatriculée sous le numéro unique d’identification ° 488 301 193 RCS Lille Métropole (« Mega Fortris », « nous » ou « notre ») qui est un « responsable de traitement » aux fins du règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (le « RGPD ») tel que complété par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 telle que modifiée (les  » Lois sur la Protection des Données »). Le présent avis explique quelles données personnelles nous détenons à votre sujet, comment nous les collectons, et comment nous les utilisons et communiquons. Nous sommes tenus de vous communiquer ces informations en vertu des Lois sur la Protection des Données.

Vous devez lire le présent avis de confidentialité si vous avez postulé pour un emploi ou stage chez nous.

Nous prenons votre vie privée très au sérieux. Nous vous demandons de lire attentivement le présent avis de confidentialité car il contient des informations importantes sur nos traitements de vos données personnelles et vos droits. Dans le présent avis, les références à la « personne concernée » signifient vous.

COMMENT NOUS CONTACTER

Si vous souhaitez contacter notre équipe chargée de la protection de la vie privée au sujet du présent avis, veuillez utiliser les coordonnées ci-dessous :

  • Responsable de la protection de la vie privée : Julien Taillez
  • Adresse : 156K, rue des Famards, 59273 Fretin, France
  • Numéro de téléphone : +33 3 20 976 425
  • Adresse électronique : julien.taillez@megafortris.com

MODIFICATIONS DU PRÉSENT AVIS DE CONFIDENTIALITÉ

Nous pouvons modifier le présent avis de confidentialité de temps à autre. 

Version actuelle : 1

Quelles sont les données personnelles que nous COLLECTONS et comment les collectons-nous ?

Les données à caractère personnel, ou données à caractère personnel, désignent toute information concernant une personne vivante à partir de laquelle cette personne peut être identifiée. Cela n’inclut pas les informations ne concernant pas une personne physique identifiée ou identifiable suite à une anonymisation.

Il existe des « catégories particulières » de données à caractère personnel, également appelées données sensibles, qui requièrent un niveau de protection plus élevé. Il s’agit notamment des données personnelles relatives à votre santé. 

Les sections ci-dessous présentent les catégories de données à caractère personnel que nous pouvons vous demander dans le cadre de votre candidature à un emploi ou stage. 

Certaines données peuvent ne pas être nécessaires en fonction du type de poste pour lequel vous postulez. Les raisons pour lesquelles nous avons besoin de chaque catégorie de données sont exposées dans la section « Pourquoi avons-nous besoin de vos données à caractère personnel ? ».

Si vous choisissez de ne pas nous fournir l’une de ces catégories de données, votre candidature peut être rejetée ou cela peut affecter notre capacité à traiter votre candidature. 

PRÉ-CANDITATURE

Si vous nous contactez pour poser des questions avant de soumettre votre candidature à un emploi ou stage, nous conserverons votre nom et vos coordonnées ainsi que la teneur de la question que vous avez posée. 

Si vous postulez à un emploi ou stage chez nous, nous vous demanderons vos coordonnées, notamment votre nom, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone.                               

Si vous nous envoyez un CV par courrier électronique et qu’il contient des informations supplémentaires, notamment sur votre formation et vos antécédents professionnels ainsi que les coordonnées de toute personne de référence, nous traiterons celles-ci.

PHASE D’ÉVALUATION 

Si vous êtes retenu(e) à l’issue de notre première phase de présélection, nous pourrons vous inviter à un entretien. Des informations seront générées par vous et par nous au cours de ce processus, par exemple, nous pourrions prendre des notes sur l’entretien.

SI NOUS VOUS FAISONS UNE OFFRE CONDITIONNELLE

Si nous vous faisons une offre d’emploi conditionnelle, nous pouvons recueillir d’autres données à caractère personnel avant de décider de vous faire une offre définitive, afin de vérifier :

  • la preuve de votre identité ;
  • la preuve de vos qualifications ;
  • les recommandations d’anciens employeurs ; et
  • votre droit d’exercer une activité salariée en France.

SI NOUS FAISONS UNE OFFRE FINALE ET QUE VOUS L’ACCEPTEZ 

Nous vous demanderons d’autres informations afin de remplir nos obligations en tant qu’employeur, telles que vos coordonnées bancaires afin de pouvoir vous verser votre salaire. La manière dont nous traitons les données vous concernant en tant qu’employé est décrite dans notre avis de confidentialité pour les employés, auquel vous aurez accès lorsque vous recevrez une offre d’emploi. 

La plupart des données personnelles que nous traitons à votre sujet lorsque vous postulez à un emploi ou stage sont des données que vous nous fournissez directement ou qui sont générées dans le cadre de la procédure de recrutement. Toutefois, certaines informations sont recueillies auprès des tiers suivants : les agences de recrutement et les personnes de référence.

Certains postes sont pourvus par l’intermédiaire d’agences de recrutement. Si vous postulez à un poste par leur intermédiaire, elles nous transmettront votre nom, vos coordonnées, votre CV et éventuellement les notes de votre entretien avec l’agence.

Si vous postulez à un poste chez nous, nous contacterons directement vos personnes de référence, en utilisant les informations que vous avez fournies dans votre candidature, pour leur demander une recommandation.

Dans certaines circonstances, nous pouvons être amenés à demander à la préfecture ou à la préfecture de police de confirmer que vous avez le droit de travailler en France.

POURQUOI AVONS-NOUS BESOIN DE VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Nous utilisons vos données à caractère personnel pour les finalités énumérées dans le tableau ci-dessous. Nous sommes autorisés à le faire sur le fondement de certaines base juridiques, qui sont également indiquées dans le tableau ci-dessous (et qui sont décrites plus en détail dans la section « Base juridique pour le traitement des données à caractère personnel »). 

Type de données personnellesPourquoi en avons-nous besoin ? Base juridique du traitement
Coordonnées (nom, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse du domicile)Pour que nous puissions vous contacter au sujet de votre candidature à un emploi chez nous. 
Intérêts légitimes
Toutes les autres données que nous recueillons auprès de vous, y compris : – Date de naissance – Genre – Formation et expérience professionnelle ainsi que la justification des compétences, y compris les CV.  – Informations fournies par des référents professionnels et personnels – copie du permis de conduire ainsi que les données collectées auprès d’autres sources (comme indiqué ci-dessus) et les informations générées au cours de la procédure de recrutement elle-même (telles que les notes d’entretien, vos réponses aux questions d’évaluation).
Nous pourrons ainsi apprécier votre capacité à occuper l’emploi ou le stage proposé et vos aptitudes professionnelles.
Nécessaire pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat avec vous
Nous pouvons vous demander une copie de votre autorisation de travail (ou titre de séjour valant autorisation de travail) si vous êtes étranger.Nous pouvons être amenés à transférer à la préfecture ou à la préfecture de police les documents produits par le candidat dans les conditions prévues à l’article R. 5221-41 du Code du travail.Respect des obligations légales.
Toute information visée ci-dessusCréer une banque de CV de candidats à qui aucune offre n’a été faite ou qui ont décliné une offre qui leur a été faite, mais que nous pourrions contacter ultérieurement en cas de nouveau poste à pourvoir.Votre consentement, si vous acceptez la période pendant laquelle nous pouvons conserver ces données ; si vous ne répondez pas à notre demande de conserver vos données, nos objectifs légitimes de conserver ces données pour répondre à nos besoins en matière de recrutement 
Données pertinentes collectées L’établissement, l’exercice ou la défense de réclamations légales, si nécessaire. Nos objectifs légitimes pour l’établissement, l’exercice ou la défense de droits légaux
Données pertinentes collectées Respecter notre obligation légale d’embaucher des personnes handicapées, des mutilés de guerre et des personnes assimiléesRespect des obligations légales.  

Catégories particulières de données à caractère personnel 

Nous pouvons traiter des données à caractère personnel relatives à la santé uniquement si et quand cela est nécessaire pour évaluer votre capacité de travail (à condition que ces données soient traitées par un professionnel de la santé ou sous sa responsabilité), pour des motifs d’intérêt public important tels que l’obligation légale d’embaucher des personnes handicapées, des mutilés de guerre et des personnes assimilées, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice, selon le cas.

BASE JURIDIQUE DU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

Nous décrivons ci-dessous chaque base juridique (telle qu’identifiée plus haut) sur laquelle nous nous fondons pour traiter vos données à caractère personnel : 

  • Nécessaire pour prendre des mesures précontractuelles à votre demande : Nous traitons certaines données à caractère personnel si cela est nécessaire pour prendre des mesures précontractuelles prises à votre demande.
  • Nécessaire pour nos intérêts légitimes : Nous traitons certaines données à caractère personnel si cela est dans notre intérêt légitime en tant qu’employeur. Pour ce faire, nous avons examiné l’impact sur vos intérêts et vos libertés et droits fondamentaux, et nous avons mis en place des garanties appropriées pour veiller à ce que l’intrusion dans votre vie privée soit réduite autant que possible. Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour ce motif. Voir la section intitulée ‘ Vos droits’ pour savoir comment procéder.
  • Nécessaire au respect d’une obligation légale : Nous devons traiter certaines de vos données à caractère personnel afin de nous conformer à certaines obligations légales.
  • Consentement : Vous avez donné votre accord pour que nous traitions vos données à caractère personnel, par exemple pour créer une banque de CV.

Nous pouvons également traiter des données à caractère personnel relatives à la santé lorsque cela est nécessaire pour évaluer votre capacité de travail (à condition que ces données soient traitées par un professionnel de la santé ou sous sa responsabilité), pour des motifs d’intérêt public important tels que l’obligation légale d’embaucher des personnes handicapées, des mutilés de guerre et des personnes assimilées, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice, selon le cas.

QUI AURA ACCÈS À VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Mega Fortris fait appel à des prestataires de services qui agissent en tant que sous-traitants et qui ont accès à vos données personnelles. 

En outre, nous partageons vos données personnelles avec des agences de recrutement, qui agissent en tant que responsables de traitement distincts de vos données personnelles. Vous devez consulter leurs avis de confidentialité pour savoir comment elles traitent vos données à caractère personnel. Si vous avez des questions ou des réclamations concernant le traitement de vos données personnelles par ces agences, veuillez les contacter séparément en utilisant les coordonnées fournies sur leur site web.

Nous partagerons également vos données personnelles avec la police, d’autres organismes chargés de l’application de la loi ou des autorités si la loi nous y oblige ou si cela est nécessaire pour faire valoir nos droits.

TRANSFERTS DE VOS DONNÉES PERSONNELLES EN DEHORS DE L’EEE 

Tant que vous n’êtes pas un employé, nous ne transférons aucune de vos données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen (« EEE ») sauf dans la mesure où nous pouvons faire appel à des prestataires de services situés dans des pays en dehors de l’EEE. Tous les transferts de données à caractère personnel à des destinataires situés en dehors de l’EEE sont effectués conformément aux Lois sur la Protection des Données afin de garantir que les données à caractère personnel bénéficient d’un niveau de protection adéquat dans le pays destinataire. Nous pouvons transférer vos données à caractère personnel à des destinataires situés dans un pays ou un territoire qui assure, au moins pour le secteur concerné, un niveau de protection adéquat au sens de l’article 45 du GDPR (comme les sociétés d’Andorre, d’Argentine, des îles Féroé, de Guernesey, d’Israël, de l’île de Man, de Jersey, de Nouvelle-Zélande, de Suisse, du Royaume-Uni, d’Uruguay et de Corée du Sud). Nous pouvons également transférer vos données à caractère personnel à des destinataires situés dans d’autres pays tels que la Malaisie en nous appuyant, sauf si l’une des exemptions de l’article 49 du GDPR s’applique, sur un accord de transfert de données contenant les clauses contractuelles types approuvées par la décision 2021/914 de la Commission européenne du 4 juin 2021 complétées, le cas échéant, par des mesures supplémentaires. Veuillez contacter notre équipe chargée de la protection de la vie privée si vous souhaitez en savoir plus sur les transferts de vos données à caractère personnel et les garanties appropriées que nous utilisons pour les protéger (y compris pour en obtenir copie).

ASSURER LA SÉCURITÉ DE VOS DONNÉES PERSONNELLES 

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour éviter que vos données personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées, consultées, modifiées ou divulguées de manière non autorisée. En outre, nous limitons l’accès à vos données personnelles aux employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui ont un besoin professionnel de les connaître. Nos employés, agents et prestataires de services agissant en tant que sous-traitants ne traiteront vos données personnelles que sur nos instructions.

Nous veillons à ce que le niveau de sécurité et les mesures adoptées pour protéger vos données à caractère personnel soient adaptés aux risques présentés par la nature et l’utilisation de vos données à caractère personnel. Nous suivons les pratiques reconnues de l’industrie pour protéger notre environnement informatique et nos installations physiques. Nous avons mis en place des procédures pour faire face à toute suspicion de violation de la sécurité des données et nous vous notifierons, ainsi qu’à tout organisme de réglementation applicable, toute violation dont nous aurions eu connaissance lorsque nous sommes légalement tenus de le faire. Les sauvegardes de nos serveurs sont protégées par des normes de cryptage AES-256.

QUAND EFFACERONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Si votre candidature à un emploi ou stage au sein de notre société n’est pas retenue ou si vous n’acceptez pas notre offre d’emploi ou de stage, nous pouvons conserver les données à caractère personnel recueillies au cours de la procédure de recrutement afin de vous recontacter en cas de nouvelles opportunités d’emploi ou de stage pendant la durée convenue avec vous ou, à défaut, deux ans après votre dernier contact. 

Nous pouvons archiver vos données à caractère personnel après la fin de la procédure de recrutement pendant le plus long des délais de prescription applicables aux actions en responsabilité extracontractuelle (5 ans en vertu de l’article 2224 du Code civil applicable à la plupart des actions et de l’article L. 1134-5 du Code du travail pour les dommages fondés sur la discrimination) et – le cas échéant – aux délits (6 ans, y compris pour le délit de discrimination à l’embauche) afin de nous permettre de nous défendre contre toute réclamation ou poursuite en rapport avec la procédure de recrutement qui pourrait être intentée pendant cette période. En cas de litige commencé avant la fin du délai de prescription applicable, nous conserverons les données à caractère personnel pertinentes tant que ce litige n’aura pas pris fin par un jugement définitif ou un accord transactionnel qui n’est plus susceptible d’appel ou d’un autre droit de recours.  La suppression interviendra généralement dans les 12 mois suivant la fin de la période de conservation concernée. 

Si votre candidature à un poste chez nous est retenue et que vous commencez à travailler en tant qu’employé ou stagiaire, veuillez consulter l’avis de confidentialité pour les employés pour connaître la durée pendant laquelle nous conserverons les données recueillies au cours de la procédure de recrutement. Si vous postulez à un nouveau poste alors que vous êtes déjà notre employé, le présent avis de confidentialité s’appliquera à toute nouvelle information recueillie au cours de la procédure de recrutement tandis l’avis de confidentialité pour les employés continuera de s’appliquer à toute information déjà détenue du fait que vous êtes déjà un employé.

CHANGEMENT DE FINALITÉ

Nous n’utiliserons vos informations personnelles qu’aux fins pour lesquelles nous les avons collectées, à moins que nous ne considérions raisonnablement que nous pouvons les utiliser pour une autre finalité et que cette finalité est compatible avec la finalité initiale. Si nous utilisons vos données personnelles à une autre fin, nous vous en informerons et vous expliquerons la base juridique qui nous autorise à le faire.

VOS DROITS EN TANT QUE PERSONNE CONCERNÉE

En tant que personne concernée, dans certaines circonstances, la loi vous confère certains droits : 

  • le droit de s’opposer au traitement de vos données personnelles ;
  • le droit d’accès aux données à caractère personnel vous concernant (appelé demande d’accès de la personne concernée) ; 
  • le droit de rectifier toute erreur dans vos données personnelles;
  • le droit de nous demander de cesser de vous contacter à des fins de prospection;
  • le droit de limiter le traitement de vos données personnelles ;
  • le droit d’obtenir la portabilité de vos données à caractère personnel vers un autre responsable du traitement ;
  • le droit de retirer votre consentement ;
  • le droit à l’effacement ; 
  • les droits relatifs à la prise de décision individuelle automatisée (veuillez noter que nous n’effectuons aucune prise de décision individuelle fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou d’autres effets significatifs et que ces droits ne s’appliquent donc pas) ; et
  • le droit de définir des directives relatives au sort des données à caractère personnel après le décès de la personne concernée.

Ces droits sont expliqués plus en détail ci-dessous. Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits, veuillez nous contacter.

Nous donnerons suite à toutes les demandes d’exercice de droits que vous formulez dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande, sauf si la demande est particulièrement complexe, auquel cas nous répondrons dans un délai de trois mois.

Veuillez noter que certains de ces droits ont un domaine d’application limité conformément aux Lois sur la Protection des Données.

Droit d’opposition au traitement de vos données personnelles

  • Vous pouvez vous opposer à ce que nous traitions vos données à caractère personnel lorsque la base juridique du traitement est qu’il est nécessaire à nos intérêts légitimes ou ceux d’un tiers.
  • Si vous vous opposez à ce que nous traitions vos données à caractère personnel, nous devons démontrer que nous avons des motifs légitimes impérieux (qui prévalent les intérêts et les droits et libertés de la personne concernée) de continuer à le faire notamment si cela est nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Nous considérons que nous avons identifié des motifs légitimes impérieux dans la section intitulée « Pourquoi avons-nous besoin de vos données à caractère personnel ». Il est précisé que, sans traitement de vos données, nous n’en saurons pas autant sur vous, ce qui pourrait affecter notre évaluation de votre aptitude à occuper un emploi chez nous. 

Droit d’accès aux données personnelles vous concernant

Vous pouvez demander l’accès aux données personnelles que nous détenons à votre sujet ainsi que les informations suivantes :

  • une copie des données à caractère personnel ;
  • la finalité pour laquelle les données à caractère personnel sont ou doivent être traitées ; 
  • l’identité des destinataires ou des catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel sont ou peuvent être divulguées, y compris s’ils sont à l’étranger et quelles garanties sont utilisées pour ces transferts à l’étranger ; 
  • la durée de conservation des données à caractère personnel (ou les critères que nous utilisons pour déterminer la durée de conservation) ; 
  • toute information disponible sur la source de ces données ; et
  • l’existence d’une prise de décision individuelle automatisée, y compris un profilage, et, en pareils cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour la personne concernée.

Pour nous aider à trouver facilement les informations demandées, veuillez nous fournir autant d’informations que possible sur les informations auxquelles vous souhaitez avoir accès. 

Droit de rectifier toute erreur dans les informations vous concernant

Vous pouvez nous demander de rectifier toute erreur dans les données personnelles que nous détenons à votre sujet. Pour ce faire, veuillez nous indiquer quelles sont les informations inexactes et quelles sont les corrections à apporter.

Droit de limiter le traitement des données à caractère personnel

Vous pouvez nous demander de cesser temporairement le traitement de vos données à caractère personnel dans les cas suivants 

  • vous pensez que vos données ne sont pas exactes. Nous reprendrons le traitement une fois que nous aurons vérifié si elles sont exactes ou non ;
  • le traitement est illicite mais vous vous opposez à l’effacement de vos données ;
  • nous n’avons plus besoin des données à caractère personnel pour notre traitement mais vous avez besoin de ces données pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; ou
  • vous vous êtes opposé au traitement parce que vous estimez que vos intérêts prévalent sur nos intérêts légitimes, le temps que nous vérifions si c’est bien le cas. 

Droit à la portabilité des données

Vous pouvez demander une copie électronique de vos données personnelles que nous détenons électroniquement et que nous traitons lorsque nous avons conclu un contrat avec vous ou que le traitement est fondé sur votre consentement. Vous pouvez également nous demander de fournir ces données directement à une autre partie.

Droit de retirer votre consentement 

Si nous traitons des données à caractère personnel sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Un consentement ne peut pas être donné librement si la personne concernée n’est pas ne mesure de le retirer à tout moment. Pour retirer votre consentement, vous pouvez nous contacter aux coordonnées indiquées dans la section ‘ Comment nous contacter’. Notez que tout traitement effectué avant la date de retrait de votre consentement restera valable et que les données personnelles publiées ne pourront pas être rétractées.

Droit à l’effacement

Vous pouvez nous demander d’effacer vos données à caractère personnel dans les cas suivants :

  • vous ne pensez pas que nous ayons encore besoin de traiter vos données pour les finalités énoncées dans le présent avis de confidentialité ;
  • ces données sont traitées sur la base de votre consentement et vous retirez ce consentement, à moins que nous ne dispositions d’une autre base juridique pour traiter licitement vos données ; 
  • vous vous opposez à notre traitement et nous n’avons pas d’intérêts légitimes impérieux nous permettant de continuer à traiter vos données ; ou
  • vos données ont été traitées de manière illicite ou n’ont pas été effacées alors qu’elles auraient dû l’être.

Droits relatifs à la prise de décision individuelle automatisée 

Nous ne prenons aucune décision individuelle fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou d’autres effets significatifs à votre sujet et ces droits ne s’appliquent donc pas. 

Directives sur le sort de vos données personnelles après votre décès 

Vous avez le droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de données à caractère personnel après votre décès.

Que se passe-t-il en cas de violation de vos droits ?

Vous pouvez avoir droit à une indemnisation pour les dommages causés par la violation des Lois sur la Protection des Données.

Comment se plaindre à l’Autorité de contrôle

Il est important que vous vous assuriez d’avoir lu le présent avis de confidentialité et, si vous pensez que nous n’avons pas traité vos données conformément à présent avis, vous devriez nous le faire savoir dès que possible. Nous espérons pouvoir répondre à toute question ou préoccupation concernant l’utilisation de vos données à caractère personnel. Si ce n’est pas le cas, contactez la CNIL à l’adresse www.cnil.fr pour obtenir de plus amples informations sur vos droits et sur la manière d’introduire une réclamation.